Wij zijn heel voorzichtig met de info die je ons geeft … én deze info blijft van jou!
Om de vakanties vlot te laten verlopen houden we van elke deelnemer en elke begeleider een aantal gegevens bij.
Dat zijn oa je adres, je geboortedatum, je mailadres, wie we moeten verwittigen in nood, … Maar ook: welke speciale of medische zorgen je nodig hebt, waar we op moeten letten tijdens de vakantie, … Deze gegevens vragen we aan jou, voor elke vakantie.
Je naam en adres houden we ‘altijd’ bij, zodat we je kunnen uitnodigen voor een volgende vakantie of vb. voor een jubileum.
De fiches met informatie rond extra zorgen of medische info vernietigen we na elke vakantie. Als je graag hebt dat we deze aan jou teruggeven, vraag je dat dan voor de vakantie?
Jij mag altijd vragen om te zien wat we bijhouden. Je mag hier zaken aan toevoegen of veranderen. Je mag ook vragen om alles te verwijderen. En dan doen we dat ook!
Deze informatie wordt verzameld en bijgehouden op het secretariaat.
Zij geven aan elke vakantieverantwoordelijke door wat zij nodig hebben om de vakantie goed te laten verlopen. De vakantieverantwoordelijke geeft alleen die informatie door aan de begeleiding, de verpleegkundige of de keuken, die zij nodig hebben om de zorg voor elke deelnemer en elke begeleider goed op te nemen.
Begeleiders weten dat deze informatie vertrouwelijk is en dat zij dit niet zomaar mogen vertellen aan anderen. Zij zullen alleen iets doorvertellen als dat nodig is (bv aan een dokter). Ook dan doen ze dat met véél respect voor jou en voor de vertrouwelijkheid van de informatie.
Er wordt, indien dit nodig is, ook informatie doorgeven aan anderen, vb. je naam en adres of je geboortedatum (maar nooit vertrouwelijke of medische gegevens). Deze gegevens kunnen gevraagd worden door bv de verhuurder van onze verblijfplaats, de gemeente waar we verblijven of de verzekering. Deze externe personen moeten ook aan ons, KVG vakanties, kunnen aantonen dat ze deze gegevens zeer vertrouwelijk behandelen.
Dus niet alles wordt ‘doorverteld’, alleen wat écht nodig is.
Ook foto’s mogen we niet zomaar verspreiden. Daarom vragen we hiervoor je toestemming via de volmacht.
Na de vakantie krijg je vaak van de begeleiding een aantal foto’s van je vakantie. Mogen we dan ook aan jou vragen dat je hier voorzichtig mee omspringt. Hier staan soms vrienden op die het niet altijd fijn vinden dat hun foto’s worden verspreid (bv op facebook).
Heb je hier vragen rond, stel ze gerust aan het secretariaat van de KVG-vakanties of aan de vakantieverantwoordelijke!
Als je graag hebt dat we hier anders mee omgaan, laat je dat dan ook weten?
Als je denkt of merkt dat iets niet volgens deze regels gebeurt, wil je ons dat dan zo snel mogelijk laten weten? Alvast bedankt!